自動化に至った経緯

雛形から作成しようにも、「前回結論をペンディングした議題を反映しておきたい」など、前回の議事録からコピーしてくるケースも多いかもしれません。
ぼくの職場では少なくともそうでした。

毎週何も考えずに前回の議事録をコピーして、日付等必要な部分だけ書き換えたあとに
メンバーに共有するという作業を行っていました。
さすがに面倒になったので、Google Apps Scriptを使って自動化することにしました。

概要

０．Google Apps Script（以下GAS）を使う
１．議事録のコピー
　　→前回の議事録をコピーし、次回用にファイル名や日付をリネームする
　　　また、３ヶ月おきに自動的にフォルダを作成する
２．短縮URLの取得
　　→生成された次回用のアジェンダの短縮URLを取得
　　　（slackで共有する際、ほんの少しスマートになる程度）
３．slackにて通知
　　→slackの任意の部屋へ次回アジェンダのURLをポストする
　　　（slackのincoming-webhookをつかう）
４．GAS側でトリガーを設定
　　→毎週、MTGの前日にスクリプトが動くように設定
５．正常に動くことを祈る
　　→ただ祈る…

コード

// ドキュメントをコピーする
/** 
 * copyDocument() をGASのトリガーにセットする
 * 例：MTG前日の午前９時に実行されるようにする, etc.
 **/
function copyDocument() {
  var date = new Date();
  date.setDate(date.getDate() + 1); // MTG日をセットする（MTG前日通知を想定しているため、 +1 日）
  
  var previous_file = getPreviousFile(date); // 前回のMTG議事録を取得する
  var file_name = previous_file.getName();
  
  var folder = toFolder(date);  // 保存先フォルダを指定

  // 以下で生成するアジェンダのファイル名を生成するための準備
  var append_date = Utilities.formatDate(date, 'JST', 'yyyyMMdd');
  var replace_date = Utilities.formatDate(date, 'JST', 'yyyy/MM/dd');
  var lastweek = date.setDate(date.getDate() - 7);
  var file_prefix = Utilities.formatDate(date, 'JST', 'yyyyMMdd');
  
  // 前回の議事録をコピーし、次回用にリネームする
  // ファイル名が「20170512_ほげMTGアジェンダ」となる。形式を変えたい場合は要調整
  var new_file = previous_file.makeCopy(file_name.replace(file_prefix, append_date), folder);
  
  folder.addFile(new_file); // 指定したフォルダにいま生成したアジェンダを追加
    
  // Update date in the document
  // ファイル内に前回のMTG開催日が記入されている場合は、次回の日付に置換する
  updateContent(new_file, replace_date);
  
  // slack 通知用のメッセージを生成
  var body_slack = '@here\n *アジェンダ生成通知* ' + '\n> _アジェンダが生成されました。_\n' + '> ' + shortenUrl(new_file.getUrl()) + '\n\n';
  body_slack += '各自アップデートをお願いします。'
  
  // set channel name
  // 通知先チャンネルをセット
  var channel = 'xxxx';
  postToSlack(channel, body_slack);  // slackで通知
}

// 先週の議事録を取得する
function getPreviousFile(date) {
  var lastweek = date.setDate(date.getDate() - 7);  //前回のMTG日。 date には次回開催日が入っているので、単純に一週間（７日）分引く。
  var file_prefix = Utilities.formatDate(date, 'JST', 'yyyyMMdd');
  var folder_name = getFolderNameForCore(date);  // 日付にマッチしたフォルダ名を取得
  var base_folder = DriveApp.getFolderById('xxxxxxxxxxxxxx');  // 保存先の親フォルダを取得
  var folder = base_folder.getFoldersByName(folder_name).next();
  
  var condition = "title contains '" + file_prefix + "'";
  date.setDate(date.getDate() + 7);  // 日付を一週間後に戻す
  
  return folder.searchFiles(condition).next(); // 指定フォルダ内にある検索条件にマッチするファイルを返す
}

// 日付を最新のものに置換
function updateContent(file, date) {
  var document = DocumentApp.openById(file.getId());
  var content = document.getBody();
  // 日付を正規表現で置換
  // 対象期間: 2010/01/01 - 2026/12/31
  return content.replaceText("20[1-2][0-6]/[0-1][0-9]/[0-3][0-9]", date);
}

// コピー先のフォルダオブジェクトを取得
function toFolder(date) {
  var folder_name = getFolderNameForCore(date);
  var base_folder = DriveApp.getFolderById('xxxxxxxxxxxxx');
  var folders = base_folder.getFoldersByName(folder_name);
  
  return folders.hasNext() ? folders.next() : base_folder.createFolder(folder_name);
}

// フォルダ名を取得
/**
 * ３ヶ月毎にフォルダを分ける
 * 「2017_04_to_06」のようなフォルダ名
 **/
function getFolderNameForCore(date) {
  var current_month = Utilities.formatDate(date, 'JST', 'M');
  var year = Utilities.formatDate(date, 'JST', 'yyyy');
  var month = {};
  
  var val = current_month % 3;
  
  switch (val) {
    case 0:
      month.start = current_month - 2;
      break;
    case 1:
      month.start = current_month;
      break;
    case 2:
      month.start = current_month - 1;
      break;
    default:
      month.start = 1;
      break;
  }
  
  month.end = parseInt(month.start) + 2;
  
  var folder_name = year + '_' + zeroPadding(month.start) + '_to_' + zeroPadding(month.end);
  return folder_name;
}

// ゼロパディング
function zeroPadding(num) {
  return ('0' + num).slice(-2);
}

// slackで通知する際に短縮URLを使う
function shortenUrl(long_url) {
  var url = UrlShortener.Url.insert({
    longUrl: long_url
  });
  return url.id;
}

// slackに投稿する
function postToSlack(channel, content, sender, icon) {
  if (!sender) var sender = 'wkm-bot';
  if (!icon) var icon = ':information_source:';
  
  var hook_url = ''; // slack のincoming webhook
  
  var params = {};
  var slack_content = {
    "channel": channel,
    "username": sender,
    "text": content,
    "icon_emoji": icon,
    "link_names": 1  // @mention を有効にする。デフォルトでは無効
  };
  var payload = JSON.stringify(slack_content);
  
  params = {"method": "POST", "payload": payload};
  return UrlFetchApp.fetch(hook_url, params);
}

所感

大きなことをGASでやろうとするとしんどいイメージですが、簡単な通知や
docs, spreadsheetと連携した便利系ツールを作るのにGASはおすすめです。

実際に前案件ではアジェンダ自動生成に加えて、WBSから各機能のタスク進捗を
毎日２回（朝・夕）slackに自動でポストしたりもしていました。

それでは素敵なGASライフを！

 
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